Để kịp thời cấp mã số thuế cho người phụ thuộc phục vụ quyết toán thuế Thu nhập cá nhân cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công năm 2014. Kế toán Đức Minh hướng dẫn các cơ quan chi trả thu nhập thực hiện như sau:

1. Về khai giảm trừ đối với người phụ thuộc:
Tại Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về Thuế Thu nhập cá nhân quy định:
- Người nộp thuế (NNT) có thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công từ 09 triệu đồng/ tháng trở xuống không phải khai người phụ thuộc.
- NNT có thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công trên 09 triệu đồng/ tháng để được giảm trừ gia cảnh thì phải đăng ký, khai cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
 

Ngoài ra Luật Thuế thu nhập cá nhân quy định NNT có thu nhập từ tiền lương tiền công đăng ký người phụ thuộc theo mẫu 16/ĐK-TNCN và nộp hai bản cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập để làm căn cứ tính giảm trừ cho người phụ thuộc. Cơ quan chi trả thu nhập phải thực hiện lưu trữ 01 bản đăng ký và kê khai tổng hợp thông tin người phụ thuộc nộp cho cơ quan thuế để được cấp mã số thuế hàng loạt cho người phụ thuộc.
 

2. Ứng dụng hỗ trợ quyết toán thuế 2014 và cấp mã số thuế cho người phụ thuộc:
 

Đến ngày 19/01/2015, Tổng cục Thuế đã nâng cấp ứng dụng Hỗ trợ kê khai HTKK lên 3.3.0 (dành cho Doanh nghiệp) và ứng dụng Quyết toán thuế thu nhập cá nhân lên 3.2.0 (dành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp) để phục vụ quyết toán thuế năm 2014 và cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
 

Do đó, Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm kê khai, rà soát thông tin về người phụ thuộc (bắt buộc có chứng minh thư đối với người phụ thuộc từ 15 tuổi trở lên và giấy khai sinh của người phụ thuộc dưới 15 tuổi) của cá nhân có thu nhập trên 09 triệu đồng/tháng từ tiền lương, tiền công để được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.

3. Cách kê khai cấp mã số thuế đồng loạt cho Người phụ thuộc:
Cách 1:  Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp thông tin về người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập trên 09 triệu đồng/tháng từ tiền lương, tiền công theo mẫu 16/TH (trên ứng dụng hỗ trợ kê khai thiết kế thêm) gửi trước thời gian quyết toán thuế TNCN năm 2014.
 

Cách 2: Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp thông tin về người phụ thuộc của các cá nhân có thu nhập trên 09 triệu đồng/ tháng từ tiền lương, tiền công trên ứng dụng hỗ trợ kê khai mẫu 05-3/TNCN (ban hành kèm theo tờ khai quyết toán mẫu 05/TNCN) nộp cùng hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2014 cho cơ quan thuế.
 

Chú ý:
•    100% NPT (người phụ thuộc) tính giảm trừ trong 2014 đều phải kê khai trên 05-3/BK-TNCN
•    Nếu TCCT(tổ chức chi trả) yêu cầu cấp MST NPT trước khi nộp quyết toán 2014, nếu đã khai thông tin NPT vào 05-3 thì sử dụng chức năng “Tải dữ liệu bảng kê 05-3” trên tờ khai 05/KK-TNCN sang Bảng tổng hợp đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh(16TH)  để lấy dữ liệu gửi CQT
•    Nếu chưa khai thông tin NPT vào 05-3 thì TCCT có thể khai riêng vào Bảng tổng hợp đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh(16TH) và gửi CQT
•    Nếu TCCT đã được cấp MST cho NPT theo hình thức gửi trước thông tin( ko gửi cùng quyết toán TNCN 2014) thì khi gửi hồ sơ quyết toán TNCN 2014, TCCT thực hiện tải thông tin từ dữ liệu phản hồi của CQT thông qua chức năng “Tải bảng kê” trên 05-3 để lấy dữ liệu nộp kèm hồ sơ quyết toán TNCN
 

 4. Kết xuất và gửi file
•    Sau khi hoàn tất nhập dữ liệu mẫu 05-3/BK-TNCN xong TCCT chọn “tính toán, kiểm tra và ghi”
•    Đơn vị tải dữ liệu từ bảng kê 05-3/BK-TNCN trên tờ khai 05/KK-TNCN sang Bảng tổng hợp đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh (16TH)
•    Đơn vị “kiểm tra, kết xuất” file dữ liệu theo định dạng XML
•    Gửi file: 
    Nếu TCCT dùng HTKK: Nộp XML qua tncnonline.com.vn kèm theo in bản giấy gửi đến CQT
    Nếu TCCT dùng iHTTK: ko cần gửi hồ sơ giấy
Lưu ý: 
•    Nếu số CMND/hộ chiếu bị trùng nhau và bị từ chối không cho nhập thì TCCT cần liên hệ với người nộp thuế để điều chỉnh( cấp lại MST)
•    NPT chỉ có năm sinh ko có ngày tháng thì lấy 01 làm ngày và tháng
 

5. Nhận kết quả cấp MST cho NPT
Thuế sẽ trả kết quả bằng bảng kê excel tại nơi mà TCCT gửi file dữ liệu tncnonline.com.vn hoặc nhantokhai.gdt.gov.vn với đầy đủ thông tin đăng ký kèm theo thông tin MST cho NPT

Bài viết đọc thêm: Hồ sơ khai thuế ban đầu gồm những gì?