Chi phí công ty bao gồm rất nhiều khoản trong đó có khoản chi phí dành cho những nhu cầu cá nhân nhưng phục vụ cho công tác kinh doanh của Tổ chức như chi tiền điện thoại. Vậy, khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân tương tự có được coi là hợp lý để được giảm trừ lúc quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp không?

1. Về khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân

Trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu như được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong những giấy tờ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Cty, Tổng DN, Tập đoàn; Quy chế thưởng do chủ tịch Hội đồng quản trị, tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế nguồn vốn của Công ty, Tổng Công ty được tính vào chi phí được trừ lúc xác định Thu nhập chịu thuế TNDN thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ lúc xác định Thu nhập chịu thuế TNCN. Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho công nhân cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào Thu nhập chịu thuế TNCT TNCN.

2. Quy trình đoàn kiểm tra giải trình thuế khi quyết toán thuế như sau

– Khoản khoán này phải có hóa đơn

– Có quyết định về việc trợ giúp tiền điện thoai: kê chi tiết danh sách số điện thoại các cá nhân sử dụng

– Căn cứ vào quy chế tài chính: nếu khoán mức cao nhất để lỡ hóa đơn có cao hơn vẫn nằm trong vùng được phê chuẩn chi ví dụ nhân viên kinh doanh được khoán là 500.000 đ/tháng => xảy ra 2 tình huống

+ Trường hợp 1: hóa đơn tiền điện thoại cuối tháng là 600.000đ/tháng > Mức khoán trong quy chế 500.000 đ = > khoản chênh lệch = 600.000đ–500.000đ=100.000đ = > được tính là chi phí hợp lý lúc tính thuế TNDN, khoản vào Thu nhập tính thuế TNCN của người lao động 100.000đ

+Trường hợp 2: hóa đơn tiền điện thoại cuối tháng là 500.000đ/tháng <= Mức khoán trong quy chế 500.000 đ = > được tính là chi phí hợp lý lúc tính thuế Thu nhập doanh nghiệp, vì nằm dưới mức khoán nên được miễn thuế tncn

+ Tình huống Chi bằng tiền mặt: nếu tiền điện thoại phụ cấp này nằm trên bảng lương không gọi là khoán mà gọi là phụ cấp theo lương thì được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN

– Trừơng hợp khoản phục cấp này nằm trong bảng lương thuộc diện phải quyết toán thuế TNCN, ko cần phải có hóa đơn

– Trừơng hợp khoản phục cấp này ko nằm trong bảng lương thuộc khoán phải có hóa đơn thì nếu hóa đơn hàng tháng <= mức khoán thì ko phải chịu thuế tncn, nếu hóa đơn > mức khoán thì thuộc diện phải quyết toán thuế TNCN, mức quyết toán tncn chênh lệch = trị giá hóa đơn – giá trị khoán