Mỗi doanh nghiệp luôn có quỹ phúc lợi để hỗ trợ cho nhân viên trong những trường hợp đặc biệt. Vậy những khoản tiền dành cho quỹ phúc lợi đó sẽ được kế toán tính như thế nào, hạch toán ra sao. Sau đây Kế toán Đức Minh xin phép được trình bày qua bài viết dưới đây

1. Thế nào là chi phí phúc lợi?

Thế nào là chi phí phúc lợi?

- Chi phí phúc lợi là những khoản chi trực tiếp cho người lao động mà doanh nghiệp có hóa đơn, chứng từ theo quy định mang tính chất phúc lợi như:

+ Chi cho đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động

+ Chi nghỉ mát, điều dưỡng, chi hỗ trợ điều trị cho người lao động

+ Chi hỗ trợ  cho công tác đào tạo, bổ sung  thêm kiến thức học tập cho người lao động tại cơ sở đào tạo

 + Chi hỗ trợ cho gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau

+ Chi cho khen thưởng thành tích học tập tốt của con cái của người lao động

+ Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính

 - Tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

2. Hướng dẫn trích quỹ khen thưởng, phúc lợi cho người lao động trong doanh nghiệp

Có 3 mức trích lương cho quỹ khen thưởng trong doanh nghiệp

a) Có 3 mức trích lương cho quỹ khen thưởng trong doanh nghiệp

- Doanh nghiệp xếp loại A được trích 3 tháng lương thực hiện cho hai quỹ khen thưởng, phúc lợi

- Doanh nghiệp xếp loại B được trích 1,5 tháng lương thực hiện cho hai quỹ khen thưởng, phúc lợi

- Doanh nghiệp xếp loại C được trích 01 tháng lương thực hiện cho hai quỹ khen thưởng, phúc lợi

- Đối với những doanh nghiệp không thực hiện xếp loại thì không được trích lập hai quỹ khen thưởng, phúc lợi

b) Những khoản mà quỹ phúc lợi chi trả

Những khoản mà quỹ phúc lợi chi trả

- Đầu tư xây dựng hoặc sửa chữa các công trình phúc lợi của doanh nghiệp

- Chi cho các hoạt động phúc lợi của người lao động trong doanh nghiệp bao gồm cả người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên làm việc theo hợp đồng lao động và người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên do nhà nước bổ nhiệm

- Góp một phần vốn để đầu tư xây dựng các công trình phúc lợi chung trong ngành hoặc với các đơn vị khác theo hợp đồng

- Sử dụng một phần quỹ phúc lợi để trợ cấp khó khăn đột xuất cho những người lao động kể cả những trường hợp về hưu, về mất sức, lâm vào hoàn cảnh khó khăn, không nơi nương tựa hoặc làm công tác từ thiện xã hội

c) Các mức chi sử dụng quỹ phúc lợi

- Mức chi sử dụng quỹ do Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc doanh nghiệp quyết định, được ghi trong Quy chế quản lý, sử dụng quỹ của doanh nghiệp

- Căn cứ vào lợi nhuận hàng năm sau khi hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước, các thành viên góp vốn theo quy định của Nhà nước và Điều lệ công ty, công ty xác định tiền thưởng, phúc lợi của người lao động và người quản lý công ty như sau:

+ Quỹ khen thưởng, phúc lợi của người lao động tối đa không quá 3 tháng tiền lương bình quân thực hiện, nếu lợi nhuận thực hiện bằng lợi nhuận kế hoạch. Trường hợp lợi nhuận thực hiện vượt lợi nhuận kế hoạch thì được trích thêm quỹ khen thưởng, phúc lợi bằng 20% lợi nhuận thực hiện vượt lợi nhuận kế hoạch, nhưng tối đa không quá 3 tháng tiền lương bình quân thực hiện”.

3. Hạch toán chi phí phúc lợi trong doanh nghiệp

Hạch toán chi phí phúc lợi trong doanh nghiệp

- Căn cứ vào các quy định tại Khoản 4 Điều 1 Nghị định số 91/2014/NĐ-CP ngày 1/10/2014 của Chính phủ, doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế

- Đối với doanh nghiệp nhà nước, công ty có cổ phần, vốn góp chi phối của Nhà nước trong năm có các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động đã tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định nêu trên, nếu doanh nghiệp có trích lập quỹ phúc lợi theo quy định thì cần đảm bảo nguyên tắc một khoản chi phúc lợi không hạch toán trùng từ hai nguồn (tính vào chi phí và nguồn quỹ phúc lợi).

4. Tài khoản sử dụng và các trường hợp ghi nhận

4.1.Tài khoản sử dụng: Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Tài khoản sử dụng: Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

- Gồm có 4 tài khoản cấp 2:

+  Tài khoản 3531 - Quỹ khen thưởng: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ khen thưởng của doanh nghiệp.

+ Tài khoản 3532 - Quỹ phúc lợi: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.

+  Tài khoản 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định: Phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định  của doanh nghiệp.

+ Tài khoản 3534 - Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.

4.2.Các trường hợp ghi nhận hạch toán chi phí phúc lợi

a) Trong năm khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:

Nợ TK 421 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

        Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).

b) Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm, ghi:

Nợ TK 421 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

        Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).

c) Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531).

        Có TK 334 - Phải trả người lao động.

d) Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng, ghi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

        Có các TK 111, 112

đ) Khi bán sản phẩm, hàng hóa trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi, kế toán phản ánh doanh thu không bao gồm thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

        Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

        Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

Trường hợp ghi nhận hạch toán chi phí phúc lợi TK 353

e) Khi cấp trên cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho đơn vị cấp dưới, ghi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534)

        Có các TK 111, 112.

g) Số quỹ khen thưởng, phúc lợi do đơn vị cấp trên cấp xuống, ghi:

Nợ các TK 111, 112,...

        Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532).

h) Dùng quỹ phúc lợi ủng hộ các vùng thiên tai, hỏa hoạn, chi từ thiện… ghi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

        Có các TK 111, 112.

i) Khi đầu tư, mua sắm TSCĐ hoàn thành bằng quỹ phúc lợi đưa vào sử dụng cho mục đích văn hoá, phúc lợi của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ)

        Có các TK 111, 112, 241, 331,…

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì nguyên giá TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT

Đồng thời, ghi:

Nợ TK 3532 - Quỹ phúc lợi

        Có TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.

k) Định kỳ, tính hao mòn TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, sử dụng cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

        Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.

l) Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động văn hoá, phúc lợi:

- Ghi giảm TSCĐ nhượng bán, thanh lý:

Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)

Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)

        Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).

- Phản ánh các khoản thu, chi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:

+ Đối với các khoản chi, ghi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ)

        Có các TK 111, 112, 334,…

+ Đối với các khoản thu, ghi:

Nợ các TK 111, 112

        Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

        Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

m) Kế toán chuyển giao tài sản là các công trình phúc lợi: Trường hợp chuyển giao nhà ở cán bộ, công nhân viên đầu tư bằng nguồn Quỹ phúc lợi của doanh nghiệp cho cơ quan nhà đất địa phương để quản lý, ghi:

Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)

Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)

        Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).

n) Trường hợp chủ sở hữu doanh nghiệp quyết định thưởng cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc từ Quỹ thưởng ban quản lý, điều hành công ty, ghi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3354)

        Có các TK 111, 112...

o) Trường hợp công ty cổ phần được phát hành cổ phiếu thưởng từ quỹ khen thưởng để tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu, ghi:

Nợ TK 3531 - Quỹ khen thưởng

Nợ TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần (giá bán thấp hơn mệnh giá)

        Có TK 4111 - Vốn góp của chủ sở hữu

        Có TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần (giá bán cao hơn mệnh giá).

p) Kế toán xử lý số dư quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi trước khi xác định giá trị doanh nghiệp khi cổ phần hoá doanh nghiệp 100% vốn nhà nước.

- Khi chuyển số dư quỹ khen thưởng và phúc lợi chia cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên của doanh nghiệp tại thời điểm cổ phần hoá, ghi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532)

        Có TK 334 - Phải trả người lao động.

- Khi chi tiền từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi cho người lao động, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

        Có các TK 111, 112.

- Trường hợp doanh nghiệp đã chi quá Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tài khoản 353 có số dư Nợ) thì xử lý như sau:

+ Đối với khoản đã chi trực tiếp cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên tại thời điểm có quyết định cổ phần hoá phải thu hồi trước khi bán cổ phần ưu đãi, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác

        Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532).

+ Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định số cổ phần hoá doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 334 ( phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

        Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi.

>>> Chi phúc lợi cuối năm có được tính vào chi phí hợp lý hay không?

>>> Kế toán phải làm như thế nào để bảo vệ chi phí và lợi ích cho doanh nghiệp

>>> Kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp